Portretul unui event planner multilateral dezvoltat

kobu-agency-7okkFhxrxNw-unsplash

Hai sa incepem scurt pe doi 🙂

Nu oricine poate face jobul asta. Pentru ca nu trebuie sa fii nici in MENSA, nici laureat Harvard. Asta e mai usor de obtinut, e doar o licenta, daca inveti bine poti sa o obtii.

Mai greu e cand nu depinde de tine si ti se cere la interviu sa ai ascendentul pe steaua carismei si planetele bine pozitionate in zodiile planificarii, creativitatii si rabdarii. Si sa poti sa uiti cateodata de ai tai (si de tine) pentru a te dedica total si iremediabil acestui job unic. Si sa fii multi-tasking si multilateral dezvoltat, o mana de fier intr-o manusa de catifea, un zambet permanent si o minte organizata pana in cele mai mici detalii. Acceptam si ordinea in dezordine, la unii dintre noi e un trademark. Ce ar trebui sa bifezi, in primul rand ca sa fii printre cei mai buni? Pai sa o luam sistematic:

Sa fii organizat
Este una dintre calitatile de baza. Cum sa poti sa ii “organizezi” pe altii, daca tu nu te poti organiza nici macar pe tine? Cateodata potopul de informatii cu care ai de-a face este atat de mare incat devine un tsunami, iar calitatea asta te invata sa inoti si te tine la suprafata.

Sa fii creativ
Daca prima era o calitate de baza, aceasta este cea care face diferenta. Clientii nu vor doar sa ii “organizezi”, asta e de la sine inteles, vor sa o faci “cu stil”. Si cand iti cer concept de eveniment, vor sa le dai ceea ce ei nu s-ar fi gandit in veci sa faca. Doar de asta apeleaza la tine, nu? Trebuie sa gandesti “out-of-the-box”, sa fii cu un pas inaintea tuturor, sa ai idei realiste dar in acelasi timp supra-realiste si potrivite companiei – client. Nu orice idee traznita poate fi abordata de catre orice client, arta este de a fi creativ, insa adaptand creativitatea la tipicul si nevoia clientului.

Sa fii pus la punct inainte de a oferta
Un bun organizator de evenimente trebuie sa faca o cercetare amanuntita inainte de a gandi si de a prezenta un proiect catre un client. Istoricul acelui client este foarte important pentru a-ti face o idee asupra preferintelor, conceptelor folosite, locatiilor agreate si multe alte detalii care se aseaza ca piesele intr-un puzzle din care tu sa iti extragi imaginea pe care o vei folosi ca o baza de plecare in ofertare.

Sa fii apropiat de client
Organizarea de evenimente poate fi un job stresant. De fapt, nu, chiar este! 🙂
Deci in primul rand trebuie sa stii sa iti mentii calmul in orice situatie, sa nu dai niciodata impresia ca ai pierdut controlul lucrurilor, mai ales cand e clientul de fata. Si apropo de client, trebuie sa stai “aproape” de el. Nu aproape-aproape :P, ci aproape-empatic. Sa il simti, cum spunem noi in bransa asta. Pentru ca de cele mai multe ori, nici nu stie clar ce vrea, dar simtindu-l, daca ai fler, intuitie si nu in ultimul rand, experienta, iti dai tu seama inaintea lui ce vrea dar inca nu poate pune in cuvinte faptul ca vrea acel lucru.

Sa ai simtul business-ului
Aceasta este printre trasaturile cruciale. Ar fi trebuit sa o pun printre primele. Clientii tai se asteapta sa le livrezi calitate. De asta te si platesc, nu? Deci, revenind la articolul meu anterior, despre negociere, trebuie sa fii un maestru al negocierii, pentru ca nu toate serviciile le poti da direct, multe le vei externaliza. Deci vei avea in mana o suita de furnizori, ale caror servicii trebuie sa le uniformizezi intr-o unica oferta tarifara care va pleca dinspre tine spre client. Iar el nu va trebui sa simta diferentieri in servicii, din cauza furnizorilor diferiti. Pentru client tu esti “capul rautatilor”, deci daca nu ai reusit sa gasesti echilibrul, tu vei fi cel care va cadea primul 🙂 Importanta este si partea de saving-uri, clientul va fi clar satisfacut daca vei reusi sa ii economisesti din bugetul alocat.

Sa fii flexibil
Te vei lovi de o gramada de situatii neasteptate: locatiile pot face overbooking, cateringul nu ajunge la timp, decoratiunile vin pe alta culoare, s-a inteles un alt aranjament al salii si acum trebuie mutate 500 scaune in 5 minute ……. si lista poate continua 🙂 Intr-o viata de event planner, poti sa spui ca, din pacate, ajungi sa le vezi pe toate. Dar daca esti un profesionist, experienta te ajuta intodeauna sa apelezi la planul B, de rezerva. Trebuie sa poti sa te rasucesti 180 grade, sa ai o alta noua idee care sa para clientului la fel de buna, sau poate chiar mai buna decat prima. Dar asta cere flexibilitate din partea ta, dar si putera de a inspira flexibilitate tuturor angrenati in jocul asta mirific.

Sa fii intotdeauna pregatit
Un bun event planner este intotdeauna pregatit, orice s-ar intampla. Trebuie sa fii prevazator, cu un pas inaintea tuturor, o mana pe telefon, alta cu lesa furnizorilor, alta cu biciul pe cei din implementare, alta mangaie clientul, alta gesticuland feroce unde sa ajunga scaunele, mesele, florile….au! am ajuns deja sa il desenam pe omul-miriapod. Dar, da, cateodata, de cele mai multe ori, doua maini nu sunt deajuns, ti-ar trebui vreo sapte-opt cel putin, plus ca nu te-ai supara ca ziua sa aiba vreo 32 de ore. De ce are doar 24 ? Parca nu ajung sa faci nimic 🙂

Sper ca nu v-a speriat fisa postului prezentata de mine, este intr-adevar putin mai neconventionala, dar cuprinde esenta a ceea ce facem in fiecare zi in M.I.C.E.

Si sper ca nici nu v-au deranjat englezismele, din pacate unavoidable (ca sa zic asa) in meseria asta multicultural si multilateral abordata. Sunt parte din noi, vorbeste clientul asa, preluam si noi si hotelul si transportatorul si cateringul si toti odata in acest Babel al organizarii evenimentului gasim un mijloc de comunicare numai al nostru, numai de noi stiut si inteles, care implica cateodata, de cele mai multe ori, si zile de 32 de ore, 10 maini, caderi de calciu si dureri de cap.

Dar cand totul se termina pe la zorii diminetii, cand ultima petala din aranjamentul ravasit dispare de pe ultima masa stransa din sala tropaita de cei 500 de dracusori ai companiei clientului, cand ti se strange mana, esti batut pe umar si ti se spune: “A fost exceptional! Cand vorbim de urmatorul eveniment? Maine ai timp? :)” , atunci iti aduci aminte inca o data de ce faci meseria asta. Pentru ca satisfactia morala este, vorba reclamei, priceless.

Pentru tot restul, exista un card/un cont. Preferabil al clientului 🙂

Credit foto: unsplash.com

Tags: event plannerIzabela Glomnicuorganizari evenimentesituatii neasteptate

9 Comentarii

  1. Mi-a placut articolul! Preiau si eu fisa ta de post, o sa ma ajute in recrutare 🙂
    Am doua intrebari: cu cat sa-l platim (salariu) pe cel care indeplineste toate conditiile de mai sus si a
    re sa zicem 5 ani experienta in dept MICE al unei agentii?
    Sunt atat de dezechilibrate salariile sau cel putin asta am observat, tinand cont evident de calibrul agentiilor angajatoarem
    A doua intrebare este daca cineva, care indeplineste conditiile de mai sus dar a organizat astfel de evenimente in firma de evenimente nu in agentie, poate echivala pentru angajator, in viziunea ta, experienta in agentie corporate.

  2. Oana, multumesc pentru aprecieri.

    Cat priveste prima intrebare, sa spunem ca dincolo de salariul si beneficiile extra pe care si le negociaza fiecare (si aici ar trebui sa fac un alt articol dupa modelul celui anterior, cu stilul de negociere romanesc :), dar mi-ar trebui vreo 2-3 episoade) in industria evenimentelor oamenii sunt in primul rand pasionati, asa ca cel mai rewarding este in primul rand un mediu de lucru profesionist.

    Iar la cea de-a doua intrebare, daca ma mai poti ajuta cu o reformulare, posibil sa fie si prea devreme pentru cineva ca mine care azi-noapte raspundea la niste solicitari 🙂

    1. Scuze, reformulez. Cred ca si pentru mine era prea devreme, plus ca am comentat de pe un smart phone si campul era prea mic ca sa recitesc ce am scris.
      Exemplu concret: cineva care are experienta si e foarte bun in organizare de evenimente (angajat fiind intr-o firma de organizari de evenimente), poate face fata acestui post intr-o agentie de turism (axata pe corporate)? Am angajatori care cer Events Coordinator, dar nici nu vor sa auda de oameni fara experienta in agentie de turism pe pozitie similara. Ori atuncic and organizezi un eveniment pentru o companie, indiferent ca esti angajat intr-o agentie de turism sau intr-o firma de organizari evenimente, munca e aceeasi. As fi vrut sa stiu care este parerea ta despre asta.

  3. Oana, parerea mea: nu am o statistica insa, din experienta, in RO, firmele de organizari evenimente sunt axate de obicei pe nise de piata, adica: ori fac evenimente sociale (nunti, botezuri si altele din aria aceasta); ori fac doar targuri si expozitii; ori fac tot ce tine de campania unui anumit client (si deja trec in Advertising si/sau PR); ori exista “pe langa” un corporate mare si il deservesc numai pe acesta.
    Cred ca o experienta completa o obtii trecand si printr-o agentie de turism: aici ajungi sa faci toate tipurile de evenimente, cunosti “by default” si majoritatea furnizorilor nationali, ai acces la Targuri de specialisti, in fine, rezumand, le vezi pe toate si acumulezi totul de la foarte bine in sus prin invatare experientiala. Dintr-o agentie de turism mare si cu volum suficient de MICE, poti trece usor intr-o firma de organizari evenimente, pe cand vice-versa, de obicei, din cate am mai vazut si auzit de la diversi colegi, mai ai de recuperat si de invatat 🙂

  4. Multumesc, Izabela. Da, aceleasi argumente le am si eu si sunt de acord cu ele, e adevarat ca piata de firme de organizari de evenimente e destul de nisata, indiferent de ceea ce se “lauda” ele ca fac.

  5. Pingback: Izabela Glomnicu |

Leave a Reply