Info Trip sau Calatorie de Informare. Study Tour sau Tur de Studiu. Fam Trip sau Calatorie de Familiarizare.
Cei care lucram in turism stim despre ce e vorba. Cei din afara industriei pot banui.
Ca definitie generala este vorba despre o calatorie cu cost redus sau uneori gratuita, oferita de un furnizor/partener agentilor care promoveaza si vand destinatia si serviciile oferite de acestia.
Organizatorii de INFO TRIP–uri pot fi Tour Operatori, Lanturi Hoteliere, Linii Aeriene, Oficii de Promovare sau un grup de furnizori de servicii turistice interesate in promovarea unei destinatii!
Scopul si obiectivele unor astfel de actiuni depind foarte mult de organizatori si de strategia si abordarea acestora.
Dupa cum se intelege din denumirea sa, INFO TRIP-ul este o calatorie care are ca principal obiectiv informarea despre destinatia aleasa si serviciile turistice oferite la fata locului.
STUDY TOUR-ul reprezinta deasemenea o calatorie care are ca scop principal studiul – in cazul nostru specific, cunoasterea directa a unei destinatii, descoperirea, intelegerea si testarea serviciilor oferite la fata locului, de la cazare, la serviciile de masa, transport, excursii si alte activitati.
FAM TRIP-ul (FAM TOUR-ul) reprezinta o calatorie de familiarizare cu destinatia, o calatorie in care, practic, agentii de turism au ocazia sa descopere direct o destinatie, sa inteleaga pe propria piele atmosfera acesteia, sa ii viziteze principalele atractii turistice si sa testeze personal serviciile turistice de acolo. Experienta personala iti ofera sansa de a recomanda cu incredere si entuziasm clientilor tai, cele mai potrivite servicii si activitati intr-o anumita destinatie.
Practic, experienta personala directa, este una dintre ingredientele necesare (nu neaparat suficiente) care transforma un agent de turism intr-n veritabil consultant de turism.
CINE PARTICIPA?
Organizatorii acestor, sa le denumim generic, INFO TRIP-uri, isi selecteaza adesea agentii care sunt invitati in baza volumului de vanzari anterioare.
Locurile intr-un astfel de INFO TRIP sunt evident si inevitabil LIMITATE. Si nevoia de selectie este fireasca si de inteles.
De aceea exista, in linii mari, doua abordari in ceea ce priveste selectia participantilor in aceste calatorii pentru agenti!
De cele mai multe ori, INVITATIA este una publica, adresata tuturor partenerilor pe care organizatorii ii iau in calcul, iar selectia se face in functie de volumul de vanzari al Agentiei din care provine agentul respectiv.
Exista si situatii in care organizatorii invita direct si nominal anumiti parteneri intr-o astfel de calatorie – care in acest scenariu este evident una incentive, adica o calatorie oferita pentru motivarea acestora in a promova si vinde mai bine respectiva destinatie sau, de ce nu, o recunoastere a rezultatelor pe care agentul respectiv le are deja – deci o recompensa pt acesta.
Pentru ca ideea de incentive implica nu doar recompensa ci si motivarea participantilor, exista si INFO TRIP-uri in care sunt invitati si selectati agenti care desi nu au INCA rezultate de exceptie si volum de vanzari, au potential si, dupa o astfel de Calatorie de Informare si Familiarizare cu destinatia, vor putea promova si vinde mai bine produsele respective.
In aceasi ordine de idei, mai ales in ultimii ani, in INFO TRIPS sunt invitati si Bloggeri si oameni din media. Promovarea in social Media, in Blogosfera, este una mai nisata si mai eficient directionata, in vreme ce promovarea in mass-media isi are beneficiile sale evidente, incurajand si sustinand activ vanzarile atat in interesul furnizorilor de servicii locale din destinatia respectiva, cat si in cel al agentiilor care promoveaza si vand pachete de turism in respectiva zona.
Desi in multe cazuri oamenii de media calatoresc impreuna cu agentii de turism, interesele specifice ale acestora nu sunt intotdeauna aceleasi. Daca un agent de turism va fi direct interesat sa vada cu prorpii ochi si sa afle detalii despre cat mai multe hoteluri din oferta sa, un om de media va cauta cu precadere sa experimenteze destinatia prin ochii unui turist venit in vacanta. De aceea, de multe ori Programul oamenilor din media este oarecum diferit de cel al agentilor de turism. Ba chiar, atunci cand e posibil, as sugera organizatorilor de info tripuri sa separe din start grupurile de agenti de grupurile de ziaristi si bloggeri.
Cu siguranta si agentii de turism si-ar dori un Program cat mai relaxat si ar prefera sa se bucure de excursii, vizite la obiective turistice si activitati specifice destinatiei, ca un veritabil turist care nu se simte limitat de un anumit buget strict. Insa, oricat de obositoare ar deveni vizitele la Hoteluri, acestea ajuta fara indoiala un agent de turism sa devina consultantul de turism capabil sa faca diferenta intre hoteluri, tiptui de camere si servicii, sa recomande locatii si sa explice clientilor diferentele de tarif.
Cheia succesului unui INFO TRIP consta probabil in mix-ul dintre vizitele la hoteluri si vizitele la atractiile turistice locale si echilibrul intre activitatile specifice zonei si timpul liber acordat participantilor.
Pana la urma, este esential, in primul rand pentru organizatorul unui INFO TRIP sa decida daca isi doreste ca agentii sai sa acumuleze cat mai multa informatie, intr-un timp inevitabil limitat, sau daca este mai important ca acestia sa inteleaga atmosfera si specificul destinatiei si sa fie intr-atat de incantati de ce au vazut si experimentat personal, incat sa recomande cu entuziasm si sa vanda cu succes destinatia respectiva.
Nu trebuie sa uitam ca, in epoca internetului, detaliile tehnice si specificul fiecarui Hotel in parte pot fi aflate si comunicate mai departe in cateva secunde. Insa atmosfera locului, specificul sau, amanuntele care fac diferenta, pot fi intelese cu adevarat si testate numai sau mai ales din perspectiva unui client si nu doar a unui vanzator care face o vizita ghidata si scurta a unui hotel.
Mai mult decat atat, in vreme ce multi organizatori de info tripuri si chiar multe Agentii de Turism folosesc INFO TRIP-urile pentru a-si motiva si recompensa agentii care isi ating sau depasesc anumite obiective, parca prea putini isi motiveaza si recompenseaza agentii in functie de REZULTATELE obtinute DUPA INTOARCEREA DIN INFO TRIP!
Cred ca prea putini dintre noi evalueaza si chiar compara rezultatele unui agent inainte si DUPA ce s-a intors dintr-un INFO TRIP!
Un INFO TRIP nu este neaparat o recompensa, ci este SAU ar trebui sa fie un instrument excelent de business, un element cheie in devenirea si perfectionarea unui consultant in turism.
Pentru organizatorul unui INFO TRIP, rezultatul acestuia, ar trebui sa fie o crestere in vanzarile generate de agentii participanti.
In organizarea unui INFO TRIP sunt implicati cel mai adesea mai multi furnizori de servicii cointeresati in motivarea si informarea agentilor invitati. Unii hotelieri acorda o noapte de cazare gratuita, altii ofera o masa gratuita, un partener local ofera o excursie gratuita sau tarifele facturate catre organizatorul principal sunt reduse pana la cost sau chiar sub acesta.
Tocmai de aceea se intampla ca anumite INFO TRIPuri sa fie gratuite. Sau sa fie subventionate masiv de TOUR OPERATOR!
Si, evident, fiecare INFO TRIP, subventionat sau platit de Organizatori, este pentru acestia o INVESTITIE!
Si ca orice investitie, si INFO TRIP-ul trebuie sa genereze un ROI (Return On Investment)!
Pentru gazde si organizatori, ROI-ul se masoara in cresterea vanzarilor generate de agentii participanti!
Pentru agentii participanti – care investesc si ei anumite sume de bani atunci cand INFO-ul nu este gratuit – ROI-ul, deci beneficiul principal se poate traduce direct si simplu in bucuria de a calatorii si implinirea personala de a descoperi destinatii noi.
Pentru Agentiile de Turism care isi trimit agentii de turism in INFO TRIPS, beneficiul (ROI-ul) ar rebui sa fie atat o Crestere a Vanzarilor viitoare pe destinatia respectiva cat si o crestere a ratei de retentie si fidelizare a clientilor care, vor fi tot mai multumiti de consultanta si recomandarile primite de la agentii care cunosc direct si testat destinatia pe care o promoveaza.
In final, am pregatit pentru voi, AGENTI de TURISM, CONSULTANTI de TRAVEL, Hotelieri, Tour Operatori sau oameni implicati in Turism, 7 METODE pentru a CASTIGA CAT MAI MULT din participarea sau organizarea unui INFO TRIP!
- STABILITI din START si COMUNICATI CLAR care sunt ASTEPTARILE voastre legate de INFO TRIP
Atat organizatorii cat si INFOTRIP-istii, fie ei incepatori sau experimentati, ar avea de castigat daca ar exista in PROGRAMUL INFOTRIP-ului si niste reguli clare si mai ales niste ASTEPTARI clare legate de buna desfasurare a Programului.
Organizatorii pot specifica clar ca fiecare participant trebuie sa respecte programul si sa participe la activitatile programate. Agentiile care isi trimit agentii in INFO TRIP in colaborare cu organizatorii pot specifica din start participantilor desemnati ca la intoarcere, acestia vor trebui sa prezinte si celorlalti colegi destinatia respectiva, sa o prezinte intr-un articol de news-letter sau pe conturile de Social Media ale Agentiei. La fel cum si Agentii participanti sunt indreptatiti sa se astepte ca vor avea ocazia sa descopere si inteleaga destinatia pe care o viziteaza, nu doar sa treaca in revista facilitatile si specificatiile unor hoteluri.
- ALEGETI DESTINATIILE POTRIVITE SI INTERESANTE pt INFO TRIP-uri
Cand vorbim de FAM TRIP-uri, acestea se concentreaza pe cunoasterea destinatiei si familiarizarea cu atractiile specifice acesteia si nu pe vizite nenumarate la hoteluri. De multe ori un FAM TRIP este organizat in destinatii exotice, nu in destinatiile de charter, in care exista multe hoteluri in oferta si deci trebuie vizitate cat mai multe dintre acestea. Din acest punct de vedere un FAM RIP este mai degraba un INCENTIVE si tocmai de aceea costurile lui sunt subventionate si adesea varieaza in functie de rezultatele obtinute anterior de catre agentii participanti!
In vreme ce INFO TRIP-urile organizate in destinatiile de charter, tocmai fiindca sunt orientate pe vizitarea de hoteluri sunt adesea gratuite sau cu un cost minim.
Pana la urma, un agent specializat in VACANTE EXOTICE nu va fi neaparat interesat de litoralul bulgaresc. La fel cum un expert in litoralul Mediteranei nu va fi direct interesat intr-un FAM TRIP in NEPAL si TIBET.
Cu toate acestea, din dorinta de diversitate, agentii si-ar putea dori sa descopere cu totul altceva decat stiu! Rezultatele in vanzarile lor ulterioare depind de propriile obiective si de asteptarile specifice ale organizatorilor.
- ASIGURATI-VA ca Agentii participanti la INFO TRIP sunt PREGATITI
Organizatorii ar trebui sa isi informeze agentii constant si complex despre destinatia pe care o vor vizita! Pregatirea dinaintea plecarii este extrem de utila. Nu e nevoie ca agentii sa fie sufocati cu informatii insa le va fi extrem de util sa isi faca o idee inca dinainte de plecare despre principalele atractii, despre specificul zonei si despre detalii din programul INFO TRIPului!
La fata locului, este extrem de util ca participantii sa primeasca detalii despre PROGRAM, poate o harta cu itinerariul si zona precum si un CATALOG cu TARIFE!
De multe ori avem ocazia sa vedem in INFO TRIP-uri Hoteluri senzationale si ramanem impresionati de unele dintre ele! Apoi, prin comparatie, suntem dezamagiti de altele. Asta poate fara a realiza inca de la fata locului diferentele enorme de pret intre acestea. Spre exemplu, un 5 stele deluxe in BELEK este fascinant si in comparatie cu acesta, un 5 stele economic din ALANYA poate parea dezamagitor. Insa si Tarifele lor sunt extrem de diferite, uneori Hotelul Premium avand un Pret de 2 sau chiar 3 ori mai mare.
- PERSONALIZATI pe cat posibil EXPERIENTA INFO TRIPului
Daca Agentii voastra este specializata in Luni de Miere, cautati sa aflati cat mai multe detalii specifice despre Hotelurile si Activitatile atractive pentru Honeymooners. Daca aveti clienti care iubesc vacantele active, cautati sa aflati cat mai multe despre activitatile specifice in zona pe care o vizitati! Ba chiar puteti cere in mod explicit si argumentat organizatorilor sa va faciliteze anumite intalniri sau participarea la anumite activitati. Fie in TIMPUL LIBER fie in cadrul Programului.
Aceste detalii si contacte directe sunt cele care fac cu adevarat diferenta intre un agent de turism informat si consultant specializat.
- INREGISTRATI sa SALVATI cumva detaliile importante
Poate vi se va parea util sa filmati cadre lungi in INFO TRIPS. Astfel veti putea revedea si prezenta atat colegilor cat si clientilor imagini din Hoteluri si de la atractiile turistice importante. E adevarat, de multe ori insa calitatea imaginii si filmarii lasa de dorit, mai ales daca e facuta din mana de agenti.
Poate ar fi util ca in INFO TRIP sa exista oameni desemnati sa filmeze si sa fotografieze cat mai profesionist – iar aceste inregistrari video si foto, merita oferite apoi fiecarui participant, care nu va mai fi nevoit sa se lupte cu colegii sai pt a obtine un cadru cat mai bun in camera de hotel 😉
Se poate dovedi util sa pregatiti de acasa si sa completati pe parcursul INFO TRIP-ului niste fise de Hotel.
Puteti completa un jurnal al INFO TRIPULUI, cu idei si imagini, fie in timp real, fie la finalul zilei. Fie online fie pe tableta, smartphone sau laptop.
Anumite detalii ce au toate sansele sa fie uitate se pot dovedi esentiale intr-o vanzare sau informare viitoare!
- ADUCETI cu VOI cat mai multe CARTI DE VIZITA
In primul rand pentru a le oferi la schimb cu cele ale persoanelor de contact si de decizie de la fata locului: hotelieri, manageri de restaurant, ghizi etc.
Practic, daca gazdele voastre nu va ofera o carte de vizita asteptand una in schimb, in momentul cand voi insiva veti oferi cartea voastra de vizita, acestia vor fi nevoiti sa va ofere si ei detaliile lor personale.
Mesajul vostru va fi clar si direct: Acesta e numele meu, reprezint AGENTIA X, din Romania si ne dorim sa promovam destinatia si hotelul dvs.
In al doilea rand, este extrem de util sa va cunoasteti mai bine, atat pe plan profesional cat si personal, cu colegii de INFO TRIP! Iar schimbul de Carti de vizita poate incepe o prietenie si colaborare frumoasa.
- COMUNICATI cu OAMENII
Comunicati direct si sincer cu oamenii din jurul vostru: cu gazdele, cu hotelierii, cu ghizii, cu organizatorii sau cu colegii din INFO TRIP. Veti avea numai de invatat si de castigat.
Si, nu in ultimul rand, comunicati cat mai deschis si des cu localnicii! Ca sa intelegi atmosfera, cultura si specificul unei destinatii, e esential sa te abati un pic de la Programul oficial si sa discuti cu localnici. Sa experimentezi destinatia direct, in relatia personala cu localnicii.
Si de aceea este extrem de util ca participantii la INFO TRIP-uri sa aiba parte si de timp liber. Ceea ce organizatorii cat si participantii nu trebuie sa perceapa ca relaxare si leneveala ci ca o oportunitate de a experimenta pe viu destinatia.
Consultantii de turism, intorsi acasa, vor avea ocazia sa impartaseasca cu colegii si mai ales cu turistii lor, experientele si povestile lor.
De cele mai multe ori Faptele SPUN, insa POVESTEA e cea care VINDE!
Asadar, INFO TRIP-urile sunt privite din afara industriei drept Vacante platite de altii!
Si nu e chiar asa, daca agentul de turism isi ia munca in serios si face cu placere si entuziasm ceea ce ar trebui sa faca un consultant pasionat.
Din pacate exista si Organizatori care fie isi aglomereaza exagerat programul cu vizite la hoteluri fie confunda un INFO TRIP cu o vacanta.
Pentru gazdele info tripistilor, rezultatele se traduc, dupa cum spuneam mai sus – in vanzari, de dorit mai mari!
Insa nu doar volumul de vanzari este important. Sa nu uitam de reputatia si respectul pe care le poate castiga un Hotel fie si numai pentru ca a dovedit la randul sau respect si atentie deosebita pentru clienti.
Pentru participantii la INFO TRIP-uri, acestea nu inseamna doar calatorii si experiente personale deosebite, ci se traduc intr-o expertiza specifica, o incredere argumentata, care vor determina la randul lor aprecierea clientilor, vanzari mai bune si deci o implinire personala si o evolutie in cariera.
Acum, ca intram in primavara, in sezonul clasic al INFO TRIPurilor ce pregatesc sezonul estival, trebuie sa concluzionez ca Agentiile care pun baza pe INFO TRIPuri in strategia lor de deavoltare sunt cele care vor avea de castigat enorm in viitor, mai ales daca fac bine ceea ce fac si respecta cele 7 METODE sau SFATURI de mai sus!
Intr-o era in care internetul si tehnologia sunt peste tot, in care agentiile online castiga cota de piata, consultantii de turism trebuie sa evolueze, sa devina mai buni, mai informati si mai pregatiti. Astfel incat, clientii sa aprecieze la justa sa valoare, relatia personala, directa si bazata pe incredere si profesionalism, intre un calator si consultantul sau personal de travel.
Credit foto: unsplash.com
Excelent articol Cristi. Foarte bine punctate cele 7 sfaturi. Ai mare dreptate si in legatura cu programul diferit pentru blogeri si oameni din media fata de programul agentilor de turism. Eu o sa iau in calcul toate cele mentionate de tine la organizarea urmatorului Fam Trip. Sper sa calatorim impreuna.
Multumesc de aprecieri Dragos!
Sunt constient ca nu am reinventat eu roata si ca multe din cele spuse de mine mai sus sunt deja (bine) stiute de multi dintre cei implicati in FAM TRIPS!
Insa am incercat sa structurez un pic ideile, sa clarific niste notiuni sau concepte si sa adun cateva best practice-uri!
Cu siguranta mai sunt multe de spus, povestit sau perfectionat!
Daca cel putini cativa cititori gasesc util si interesant ceva din articolul meu, e perfect!
Si eu sper sa ajungem sa calatorim impreuna cat de curand!
As zice ca mai e ceva, care se inscrie in categoria “inregistrati/salvati detaliile importante” si vorbesc de SHARE. Pentru ca toti cei din companie sa beneficieze la maximum de pe urma unei actuni de informare, este recomandat ca participantii sa impartaseasca la intoarcere colegilor informatiile aflate (mai turistice, mai putin turistice). De preferat sa o faca cu suport electronic relevant (ex: PPT cu info, poze, video etc).
Exact Andrada! Spuneam si eu inca din primul punct (cel legat de Asteptarile legate de Participarea la Info Yrips) ca la intoarcere, agentii vor trebui sa prezinte si celorlalti colegi destinatia respectiva, sa o prezinte intr-un articol de news-letter sau pe conturile de Social Media ale Agentiei.
E extrem de util si interesant sa se faca aceste prezentari, nu doar la o pauza de cafea si/sau tigara si nu doar aratand pozele facute in Trip!
Un PPT sau alt format electronic de Prezentare ajuta la structurarea si pastrarea informatiei pe viitor.
Daca s-ar face BINE si COSTANT astfel de Prezentari, ar putea fi chiar adunate pe un Portal/Site de specialitate. Si daca sunt cu adevarat utile, relevante si speciale, pot fi si oferite numai unor abonati! 😉
Foarte interesant articolul! Aici am vazut chiar info-tripul pe post de reclama. Avem saptamanal pe unul din posturile de televiziune o cronica a unui info tour, de fiecare data alta destinatie – Turcia, Tunisia, Maldive, Madeira … la info trip participa turisti obisnuiti, iar telespecttorii au ocazia sa vada hoteluri, atractii turistice, restaurante, activitati sportive etc. Principalul sponsor este o agentie turistica. Mi se pare interesant fiindca oricate evualuari pe TripAdvisor as citi, o poza face mai mult decat 1000 de cuvinte, iar un film face cat 1000 de poze.
Salutari tuturor si va invit la Praga, unde sambata ghidez un grup de turisti romani.
Superba PRAGA fara discutie! NU doar merita ci TREBUIE vazuta macar o data in viata!
E in TOP 4 capitale europene favorite pt mine, alaturi de PARIS, LONDRA si ROMA!
Si la noi exista postul specializat TravelMix si alte emisiuni de Travel pe alte canale generaliste sau de stiri.
Si exista fara indoiala INFO TRIPS la care participa reporteri de TV cu cameraman sau Prezentatori de emisiune de Travel cu cameraman – astfel incat din imaginile filmate se editeaza si monteaza fie un reportaj fie chiar o editie de emisiune.
Eu am fost in INFO TRIPS alaturi de Florin Sasca de la Cu Lumea-n Cap dar si alaturi de echipe de la Realitatea TV, Antene sau Kanal D.
IN cazul de care vorbeai tu, INFO TRIPul este intr-adevar o reclama, fie ca se mentioneaza sau nu direct numele Tour Operatorului organizator.
O destinatie noua pe piata este foarte bine sustinuta de reportaje si de emisiuni dedicate.
Iar daca exista oameni din viata publica, formatori de opinie care vorbesc de bine despre o destinatie, aceasta va avea cerere indiferent de la ce agentie se cumpara Pachetul respectiv!
Foarte bun articolul! A fost punctat esentialul si am inteles clar, mai ales ca nu suntem in domeneniu.
Multumesc Adriana! 😉 Ma bucur ca a fost un articol interesant si clar si pt cei care nu lucreaza in Turism!
Info Trips se fac sau se pot face si in alte domenii: de la educatie la productie etc.
In alta ordine de idei multi din cei din afara industriei turismului ne invidieaza pt ca asa cum se vede din afara, de pe FaceBook sau din alte metode de comunicare, noi astia din Turism calatorim f mult! Insa e bine sa intelegeti si voi ca nu intotdeauna calatorim JUST FOR FUN!
Ba chiar si atunci cand mergem in VACANTE PERSONALE avem tendinta sa privim in jur cu ochii specialistului!
Sa comparam, sa descoperim, sa verificam!
Asta si in interesul clientilor nostri. Pt ca avem de invatat din fiecare experienta, a noastra, a colegilor si a turistilor nostri!
Si un consultant nu va stii niciodata tot, dar va fi insetat intotdeauna de informatii si idei noi!
Da,corect articol,foarte corect!
Trebuie sa se ..intelege ,ca nu e recompensa,ca e de munca.
Oamenii trebuie sa isi noteze,sa vina sa vada cu seriozitate detaliile,pt ca pentru asta vin,sa poata raspunde " Da " ,cu o mare satisfactie,la intrebarea " Ati fost acolo?"
Si noi am gresit,cind am " omorit " oamenii ,11 ore pe zi,sa vada hoteluri.
Neaaparat,2-3 seri de relaxare,Party,Gala Dinner,pentru ca agentul sa vina acasa cu o amintire placuta.
Da,trebuie neaaparat atractii,acestea definesc zona.
In final,trebuie sa intelegi zona,filozofia ei.Daca nu vezi,nu poti povesti.
Va multumesc de apreciere domnule Burcea! Din partea unui om cu 30 de ani experienta in Turism, aprecierile au greutate… 😉
Si cei din afara turismului dar mai ales cei din Turism trebuie sa inteleaga… ca INFO TRIP-ul este si o responsabilitate serioasa si nu e decat foarte rar… odihnitor! 😉
Insa cel mai important mi se pare sa inteleaga cat au de castigat daca abordeaza cu responsabilitate, ambitie si pasiune aceste TRIP-uri de specializare si dezvoltare profesionala.
Intr-adevar, acel DA ca raspuns la intrebarea “Ati fost acolo?” iti ofera si tie ca agent si clientului increderea de care e nevoie pentru a finaliza o vanzare. Ba mai mult… poate chiar pentru a se crea o relatie speciala agent-turist, care sa duca la fidelizare si consultanta de travel pe termen mediu-lung!
Depinde mult de tipul si obiectivele INFO TRIPului… insa intr-adevar conteza enorm echilibrul intre vizitele utile la hotelurile ce trebuie vazute si timpul liber in care agentul descopera atmosfera si filozofia zonei.
Altfel povestesti desprea experientele tale. Si Povestea vinde!