Ghid de bune practici in evenimente (MICE)

marten-bjork-rH8O0FHFpfw-unsplash

Ia te uita cum se gandeste ea Izabela draguta sa ne dea noua cititorilor niste lectii !

Asa va ganditi sigur cand cititi titlul meu, nu? Ei bine, nu voi trasa eu regulile, cred ca mai degraba o sa incerc sa identific niste repere, sa le zicem asa… de bun simt 🙂

Incep cu o durere mai veche a mea. Faptul ca in continuare in agentiile de turism nu exista o delimitare clara pentru MICE. Si nici nu se foloseste MICE ca si concept.

Cei mai multi, sa fim sinceri acum, au un departament hibrid de corporate, unde agentul multilateral dezvoltat face de toate si cazari interne si externe si turoperatori germani si ticketing (daca e chiar un om valoros! ) si evenimente. Este bine, zic patronii, e bine, toti ne dorim sa avem un agent complet. Dar treaba iese intotdeauna bine? Verificati feedback din partea clientilor? Toti clienti sunt la fel de multumiti? In servicii nu mergem pe procente. In servicii mergem pe 100% happy clients. Altfel, un client nemultumit trimite feedback negativ la inca 15 (colegi, clienti, potentiali alti clienti, etc). Ne permitem asa ceva? Eu zic ca nu.

As zice ca de fapt cu asta trebuie sa incepem. Cu inceputul. Daca aveti clienti care au servicii de MICE, daca volumul este sustinut si de cerere, atunci ar trebui sa fie macar un om dedicat numai pentru acest lucru. Pai de ce? Pentru ca atunci atentia va fi directionata in intregime acestui segment, va sti locatiile potrivite, facilitatile de conferinta, va putea sa insoteasca grupul in eventualitatea in care se solicita si acest serviciu, va putea multe, fara sa blocheze activitatea altor conturi de clienti pe ticketing sau cazari interne, de exemplu.

Asadar, punctul 1. Sa aveti un agent dedicat pe MICE

Ok, avem omul. Instructiuni de folosire avem ? 🙂
Pai da, cu asta ar trebui sa ne ocupam mai departe. Sa ii dam un set de proceduri, din directia management spre el, omul de operational, ca sa stie cum sa lucreze. Agentiile asteapta sa vina acest agent minunat, complet, atoatestiutor, si daca se poate, nu ne suparam, sa aiba si un portofoliu de clienti proprii. Sa ii aduca dupa el si sa stie el ce si cum. Noi doar sa facturam. De fapt nu, tot el face si asta. Noi agentia, doar sa incasam 🙂 Nu, nu merge asa. Cel putin nu a la long.

Si vine natural si punctul 2. Stabiliti o procedura clara de lucru pentru MICE (si as continua in paranteza, aveti grija sa se si respecte)

Avem Event Coordinator, sau MICE Coordinator, sau Organizator de Evenimente, cum vreti sa ii spuneti. Avem si procedura. Se presupune ca avem si clientul, ca doar nevoia a creat solutia de a avea un om dedicat pe MICE. What next?

Ar urma sa ofertam si servicii de calitate.

So, punctul 3. Alegeti cu grija o lista de furnizori dedicati, cu care pe cat posibil sa consolidati un volum, pentru ca sa puteti avea cele mai bune tarife de pe piata. Nu as vrea sa dezvolt prea mult, e clar, pentru a livra cele mai bune servicii, atunci cand nu tin de noi si externalizam, trebuie sa avem cei mai buni furnizori. Aici as mai avea o gramada de sfaturi pentru a alege furnizorii, le pastrez pentru un alt episod.

Avem Clientul. Au aparut si departamentul, agentul, procedura, am selectat si furnizorii (sau oricum, ne adaptam din mers, mereu apar hoteluri, cluburi, restaurante noi, de unele aflam chiar de la client, deci trebuie sa fim mereu deschisi si updatati cu privire la tot ce apare.). Si de aici?

Pai de aici mai ramane doar sa livram calitate. Sa facem mai mult decat cazari+mese+sala. Sa gasim factorul WOW oriunde se poate. Sa cream ceva memorabil, sa ne diferentiem de toti ceilalti. Sa facem in asa fel incat la urmatorul eveniment, clientul sa isi aminteasca singur unde sa vina. Sa nu ne fie teama ca va fi ¨vanat¨ de alta agentie. Pentru ca sigur-sigur va lucra tot cu noi. Pentru ca noi ii facem evenimentul ca si cum ar fi al nostru personal, pentru ca noi nu ne punem numai mintea si procedura la contributie, ci punem si suflet.

Sa zicem 5. Cand in toata nebunia organizarii unui eveniment se arunca si o bucatica de suflet si un strop de pasiune, rezultatul e garantat.

Si la final, ca la orice final, sa nu uitam de 6. Cereti feedback.

Si cand primiti ganduri bune, pareri pozitive, sa va bucurati din plin de succesul vostru, neuitand sa multumiti si tertilor: transportatori, hoteluri, traineri, etc.

Iar cand primiti un feedback mai putin fericit, sa nu il luati personal. Si nici ca pe o critica.

Ci folositi-l ca pe o modalitate de a invata mai bine ce e de facut, de a intelege mai bine clientul, de a cuprinde intr-o imagine completa dorintele lui. Pentru ca noi in industria serviciilor, unde totul este efemer, unde vindem de fapt vise si cream asteptari, trebuie sa putem sa ne ridicam la inaltimea tuturor exigentelor. Se subintelege deci si sa putem accepta orice comentariu, fie el mai putin fericit.

Si sa facem din el o treapta pe care sa urcam, atat personal cat si profesional.

Este atat de simplu. It all starts (and I add, it should also end) with a smile!

Credit foto: unsplash.com

Tags: Izabela GlomnicuMICEspecialisti in turism

7 Comentarii

  1. Foarte cOrect articolul.
    Citi au MICE astazi?maxim 10.
    Este o perioada grea,cind fiecare agentie face orice pentru a cistiga bani.

    Poateeste nevoie de o sub- licenta speciala MICE?
    Nu stiu,este o idee.

    Cine are,de ex,site Corporate?Happy si Paralela.Poate sint si altii,eu nu stiu.

    1. Well, Mr. Burcea, ar mai fi vreo 2-3.

      Felicitari Izabela pentru articol si preocupari. Cred este o penurie de oameni specializati pe MICE proveniti din agentii de turism.
      Mai sunt unii care vin din agentii de evenimente sau de comunicare si au o experienta valoroasa.

  2. Cred ca un om specializt pt MICE este o durere a intregii piete, nu doar pe segmentul turism. O piata care nu intelege, ca fara a respecta numite principii, cu mare strictete, nu poti avea dezvoltare pe termen lung. Ba mai mult unii au impresia ca daca au facut 2-3 cursuri despre comunicarea in afaceri si relationarea on-line cu clientii si partenerii de afaceri.

  3. Asa este, aveti dreptate dl Burcea si Artistu.
    Piata romaneasca de MICE este in formare, in crestere. Iar clientii vor face in final diferenta intre profesionisti si amatori, alegandu-i pe primii. Din pacate (sau din fericire, depinde din ce unghi privesti) in MICE in primul rand conteaza experienta ¨pe teren¨cum spunem noi. Carti si cursuri…da, ajuta, fixeaza ceva notiuni, dar oamenii cu experienta dovedita sunt cei mai potriviti pentru a face MICE. E un capitol delicat, cu o suita intreaga de servicii, necesita atentie in detalii, de fapt mai detaliasem eu odata ce viata frumoasa avem, cu o tenta de umor, pe care sper sa o luati ca atare: http://www.turismmarket.com/portretul-unui-event-planner-multilateral-dezvoltat

  4. Touché Izabela!
    Un aspect pe care l-as accentua: Autosuficienta, e moarte sigura pentru omul de MICE. Si-atunci cand clientul iti spune ca totul a iesit bine, tu sa stii sa corectezi data viitoare ceea ce numai ochiul tau a vazut.
    Are si Accent site adresat segmentului corporate 🙂

    S-auzim numai de bine!

Leave a Reply